ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ
KAĞIT ORTAMINDAKİ VE ELEKTRONİK TIBBİ KAYIT YAZILIM SİSTEMLERİ ARASINDAKİ FARKLILIKLAR
Gelişen teknoloji ile birlikte hasta verilerinin bilgisayar destekli tıbbi kayıt sistemlerinde tutulması sağlık kurumlarının önemli görevleri arasında yer almaya başladı. Bilgisayar destekli tıbbi kayıtların hastaneler ve klinikler için sağladığı bir çok faydalar vardır.
- Hasta verilerine eşzamanlı uzaktan erişim,
- Kayıtların okunabilirliği,
- Güvenli veri depolama,
- Hasta verilerinin gizliliği,
- Sürekli veri işleme.
Sağlık bilişimi sektöründe geniş bir deneyime sahip olan AKGÜN Teknolojinin ürettiği Elektronik Belge Yönetim Sistemi sayesinde doktorlar rahatlıkla dosyalarını kontrol edebilir ve kolaylıkla erişebilir.
AKGÜN Elektronik Belge Yönetim Sistemi belgelerin belli sistematiğe göre yönetilmesi ve arşivlenmesi konularını kapsamaktadır. Gerek firmaların kalite politikaları ve hedefleri, gerekse kompleks teknik belgeler, firma içerisinde oldukça yoğun bir kâğıt ve doküman trafiği yaratmaktadır. Bu yoğun trafiğin içerisinde, belgenin içeriği, geçerliliği, revizyonu ile ilgili güncel durum gözden kaçmakta ve hatalara yol açmaktadır. Bu tür hataları ortadan kaldırmak amacı ile geliştirilen EDYS sistemi, bütün belge, doküman ve arşiv yönetimini dijital ortama taşıyarak belge erişilebilirliğini güvence altına almanızı sağlamaktadır. EDYS ile gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızın gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın dijital ortamda yapılmasını sağlanabilir.
Kâğıt Tabanlı ve Elektronik Tıbbi Kayıt Yazılımı Sistemlerindeki Farklılıkların bazılarını aşağıda incelenmiştir.
Depolama- Zaman tasarrufu
Hasta verileri elektronik kayıtlarda saklanıldığı zaman daha az yer kaplar ve kayıt kalitesinde hiçbir değişiklik olmadan sonsuza kadar erişim sağlanabilir. Elektronik tıbbi kayıtlar standart formlarda kayıt altına alındığından tıp uzmanları ihtiyaç duydukları verilere kolaylıkla erişebilir. Elektronik tıbbi kayıtların sağladığı fırsatlardan biride, birkaç doktorun aynı anda hasta verilerine erişebilmesi ve aynı anda hasta verilerini gözden geçirebilmesidir. Bunun sayesinde hem hasta hem de doktorlar için verimlilik artar. Elektronik tıbbi kayıt platformu, fiziksel depolama alanı gerektirmez, daha az personel ve zaman gerektirir.
Bunun aksine kâğıt kayıtlar çok fazla yer kaplamanın yanı sıra, ortamlarının ne kadar iyi kontrol edildiğine bakılmaksızın zamanla ve aşırı kullanım nedeniyle yıpranabilir. Kâğıt tıbbi kayıtları, daha az çevre dostudur.
Manuel verileri korumak için gereken fiziksel alan büyük olduğundan, gerektiğinde belgeye, dosyaya erişilebilmekte zaman alır ve daha kritik işlere odaklanmayı azaltır. Kâğıt kayıtlar, kâğıt dosyaları işlemek ve sayısız belgeyi düzenlemek için ek personel gerektirir.
Okunabilirlik
Doktorların el yazılarını hastalar çoğu zaman okuyup anlamakta sorun yaşıyorlar. Kâğıt kayıtların kullanımındaki gramer hataları, geçersiz veri girişleri ve diğer kayıtlar hata riskini artırır. Bunun aksine, elektronik kayıtların avantajlarından biride, yazı tipinin tüm kayıtlarda standart ve net olmasıdır. Bu netlik, okuyucu için zaman kazandırır ve zaten tıbbi tedavide zaman kritiktir.
AKGÜN Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EDYS) yardımı ile evrak, doküman ve formlar elektronik olarak saklandığı için ihtiyaç duyulduğu her an, her yerden erişimi çok kolay ve hızlı şekildedir. Sistem üzerinde evrak, form ve dokümanlar silinmediği için kaybolma riski bulunmamaktadır.
AKGÜN Doküman Yönetim Sistemi, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’e uyumlu olarak çalışmaktadır. Bu sayede resmi yazışma kurallarını bilmeyen kullanıcılarımız da sistemimiz sayesinde uygun biçimde yazılar oluşturabilmekte ve tüm birimler arasında yazışma standardı korunmaktadır.
Gizlilik
Doktorun hastayı daha geniş bir vizyonla eleştirel olarak değerlendirebilmesi için en güncel verilere sahip olması gerekir. Hasta verilerinin gizliliği ve korumasızlığı çok önemlidir. Kâğıt tabanlı bir sistemde, hasta verileri koruma riski çok aşağıdır. Bunun aksine, elektronik tabanlı bir sistemde elektronik bilgiler yalnızca erişimi olan kişiler tarafından düzenlenebilir ve görüntülenebilir.
Verilerin Erişilebilirliği
Kâğıt kayıtlarda verilere aynı anda erişmek mümkün değildir.
Elektronik veriler bulutta mevcut olduğu için Yetkililer tarafından dünya genelinde istenilen verilere erişim sağlanabilir.
Sonuç
Günümüz Rekabetçi koşullarında özellikle tıbbı bilgiye erişim hayati bir önem taşıdığından, kâğıt üzerinde klasik usuller ile bilgiye erişim, kurumlar için hem çok pahalı hem de aranan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşama ihtimali maddi ve manevi prestij kayıplarına sebep olabilir.
Hekimler elektronik tıbbi kayıtları uygulamaya alma sürecinde bu sisteme geçerken bazı maliyetlerle karşılaşabilirler. Ancak sistemin dijital ortamda sunduğu imkanlar nedeni ile zaman ve kâğıt tasarrufu sayesinde maliyetleri önemli ölçüde azaltacaktır. Zaman içinde elektronik tablolar iş akışlarını hızlandırarak, iş gücü maliyetlerini düşürecektir.